古物営業法は、その立法趣旨を達成するため、古物商および古物市場主にさまざまな義務を課していますが、その中でも以下の３つが最も重要で、これを古物商および古物市場主の防犯三大義務といいます。
- 取引相手の確認義務
- 不正品の申告義務
- 帳簿等への記録義務
ここではこの３つのうち、３番目の帳簿等への記録義務について解説します。
古物商の防犯三大義務 その３ 帳簿等への記録義務
古物商（1号営業）の記録義務
（１）古物を買い入れたときの記録
古物商は、売買もしくは交換のため、または売買もしくは交換の委託により、古物を受け取ったときは、以下の免責事由に該当する場合を除いて、次のいずれかの方法により、定められた事項（以下、法定事項といいます）を記録しなければなりません。違反の場合は、罰則があり懲役6ヵ月または30万円以下の罰金です。
（記録しなければならない法定事項）
・取引きの年月日
・古物の品目および数量
・古物の特徴
・相手方の住所、職業、氏名および年齢
・相手方の身元確認を行った方法
（記録の方法）
・帳簿
・帳簿に準じるとされた書類（取引伝票等）
・法定事項がすべて記載され営業所における取引きの順に記載することができる様式の書類
・取引伝票等ですべての法定事項を取引きごとに記載できる様式の書類
ここでいう取引伝票等は、法定事項がすべて記載され月単位等で一連の番号が振られ、取引きの順にとじ合わせておかなければなりません。
・コンピュータ入力
すべての法定事項が記載されていることが必要で、コンピュータ管理の場合は、アクセス記録や担当者IDによる管理など国家公安委員会告示で定められた安全基準を確保するよう努力義務が課されています。
古物を買い入れた時の記録が免除される場合
・買い入れ対価の総額が1万円未満の取引き
ただし、1万円未満でも以下のものは免除されません。つまり記録する必要があります。
・自動二輪車、原動機付自転車およびそれらの部分品
（ネジやボルトなどの汎用性の部分品は除きます）
・家庭用ゲームソフト
・光学的方法により音または映像を記録したもの（CD、DVDなど）
・書籍
（２）古物を売却したときの記録
売却時の記録は、ほとんどの古物は免除されていますが、例外として次の場合は、記録しなければなりません。
違反の場合は、罰則があり懲役6ヵ月または30万円以下の罰金です。
（記録しなければならない事項）
・取引きの年月日
・古物の品目および数量
・古物の特徴
・相手方の住所、職業、氏名および年齢（売却物が自動車の場合は、この項目のみ記録は不要）
（記録しなければならないもの）
売却価格が1万円以上で以下のもの
・美術品類
・時計・宝飾品類
・自動車とその部分品
・自動二輪車、原動機付自転車およびそれらの部分品
売却価格が1万円未満でも以下のもの
・自動二輪車本体、原動機付自転車本体（それらの部分品は除きます）
古物市場主（2号営業）の記録義務
古物市場主は、その古物市場において売買され、または交換される古物について、取引のつど次のいずれかの方法により定められた事項を記録しなければなりません。
違反の場合は、罰則があり懲役6ヵ月または30万円以下の罰金です。
（記録しなければならない事項）
・取引きの年月日
・古物の品目および数量
・古物の特徴
・相手方の住所、職業、氏名および年齢
・相手方の身元確認を行った方法
（記録の方法）（詳細の説明は古物商の場合と同じ）
・帳簿
・帳簿に準じるとされた書類（取引伝票等）
・法定事項がすべて記載され営業所における取引きの順に記載することができる様式の書類
・取引伝票等ですべての法定事項を取引きごとに記載できる様式の書類
・コンピュータ入力
帳簿等の備え付け義務
古物商または古物市場主は、帳簿（帳簿に準じるとされた書類を含む）を最終の記載をした日から3年間、営業所もしくは古物市場に備え付け、またはコンピュータ入力による記録を記録した日から3年間、営業所もしくは古物市場において直ちに書面に表示することができるように保存しておかなければなりません。
そしてこれらの記録をき損、亡失、滅失したときは、直ちに営業所または古物市場の所在地の所轄警察署に届け出ることとされています。
違反の場合は、罰則があり懲役6ヵ月または30万円以下の罰金です。
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